Myfactory to PDF

Digitale Archivierung leicht gemacht: Automatisierte PDF/A-Dokumentenspeicherung mit „Myfactory to PDF“

Im digitalen Büroalltag ist die revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten längst keine Kür mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht und gleichzeitig ein wichtiger Bestandteil effizienter Unternehmensprozesse. Gerade in ERP-Systemen wie Myfactory, wo täglich zahlreiche Belege im Einkauf und Verkauf erstellt oder verändert werden, ist es entscheidend, diese Informationen dauerhaft, nachvollziehbar und standardkonform zu sichern. Genau dafür wurde das Zusatzmodul „Myfactory to PDF“ entwickelt.

Mit dieser leistungsstarken Serverkomponente wird die Archivierung deiner Belege vollständig automatisiert. Sobald in Myfactory ein neuer Einkaufs- oder Verkaufsbeleg erstellt oder ein bestehender Beleg geändert wird, übernimmt das Modul die Aufgabe, daraus ein PDF/A-Dokument zu erzeugen und dieses zeitgesteuert an dein digitales Archiv zu übergeben – ganz unabhängig davon, ob der Beleg tatsächlich gedruckt wurde oder nicht. Dadurch stellst du sicher, dass sämtliche Geschäftsvorgänge rechtssicher dokumentiert sind, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

Besonders hilfreich ist dabei die Möglichkeit, gezielt zu definieren, welche Belegarten in das Archivierungssystem übernommen werden sollen. Du behältst also volle Kontrolle über den Umfang der Archivierung, während dir das Modul gleichzeitig die wiederkehrende Arbeit abnimmt. Änderst du später einen Beleg, wird automatisch eine neue Version archiviert – die Historie bleibt dadurch jederzeit transparent nachvollziehbar. So unterstützt dich das System nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch bei internen Qualitäts- und Kontrollprozessen.

Über die integrierte Anbindung an Microsoft SQL kannst du außerdem auf weiterführende Daten aus deinem Myfactory ERP zugreifen. Das eröffnet dir zusätzliche Möglichkeiten für die Archivstruktur oder für weiterführende Auswertungen, die auf deine individuellen Anforderungen abgestimmt sind.

Mit „Myfactory to PDF“ machst du den nächsten Schritt in Richtung vollautomatisierte Dokumentenprozesse. Du sparst Zeit, minimierst manuelle Fehlerquellen und sicherst dein Unternehmen zuverlässig gegenüber Prüfinstanzen und internen Anforderungen ab – effizient, gesetzeskonform und vollständig integriert in deine bestehende Systemlandschaft.